Процессное управление компанией. Разработка процессной модели

Процессная модель управления компанией — суть в том, что при наличии вертикали власти основное управление компанией осуществляется по горизонтали (процессам), все сотрудники знают, что делают, руководство четко ставит и отслеживает цели и показатели, а работники получают заработную плату по результатам.

Процессная модель управления компанией состоит из инструментов горизонтального (функционального и межфункционального) планирования, организации, выполнения, контроля и анализа деятельности компании: технологии управления предприятием «как надо», карты бизнес-процессов, перечня регламентов, самих регламентов выполнения действий, таблицы показателей, положения о мотивации, оценочных листов для должностной единицы, схемы документооборота и форм управленческой отчетности.

Какие средства проектирования и изменения системы управления бывают?

Средства проектирования системы управления бывают двух видов:

• Ручные — использование простых офисных программ, типа (MS Office, MS Visio)
• Автоматизированные — использование прикладных программных комплексов, типа (IDEF, All Fusion, ARIS).

Самой первой проблемой обычно решаемой в компании является решение вопроса: Как лучше разрабатывать систему управления: самим или с помощью консультантов?

Ответ на этот вопрос каждая компания решает по-своему, давайте рассмотрим последовательно оба подхода:

Разработка и внедрение процессного подхода будет осуществлено компанией самостоятельно.

Отсюда возникает множество других вопросов, например:

• Кто в компании обладает соответствующими навыками и компетенциями?
• Какова общая стоимость проектирования будет?
• Время разработки:

Разработка и внедрение процессного подхода будет осуществлено компанией при помощи консультантов.

• Необходимо осуществить переговоры с консалтинговыми компаниями, и выбрать методику проведения разработки системы управления;
• Создать отдел развития, и определить менеджера проекта со стороны клиента;
• Сформировать рабочую группу со стороны клиента и консультантов;
• Провести внутреннее обучение участников рабочей группы клиента;
• Определить порядок взаимодействия: разработки, анализа, утверждения документов;
• Приступить к проектированию системы управления.

Консультанты обладают знаниями и умениями решения сложных задач, поэтому они способны сгенерировать уникальную систему управления, отвечающую всем требованиям стандартов, и способную вывести предприятие в лидеры (или укрепить его).

Целесообразным видится вариант проведения совместных с консультантами проектных работ по разработке и внедрению процессного подхода, когда у консультанта имеется отраслевое решение и он готов его адаптировать (разрабатывать) применительно к вашим условиям.

Для разработки ППСУ нужно обладать знаниями, навыками и опытом описания бизнес-процессов, иметь представление о форме регламентов, правилах их написания и редактирования, владеть пониманием системы сбалансированных показателей, знать, что такое система мотивации и документооборота, уметь выявлять, анализировать и представлять нужную информацию.

Порядок подготовки к проектированию ППСУ

Для того, чтобы подготовиться к проектированию системы управления потребуется создать рабочую группу, состоящую из специалистов отдела развития и одного специалиста от каждого отдела. Необходимо провести обучение, при котором ознакомить слушателей с процессным подходом и определить роли каждого сотрудника: аналитик, методолог, критик, а также сформировать экспертный совет, на котором будут рассматриваться и утверждаться разработанные нормативные документы.

Разработка регламентов — является определяющим этапом проектирования простой системы управления:

Перечень регламентов — это внутреннее наполнение бизнес-процессов. Под регламентом подразумевается документ, в котором отражены: владелец регламента, ключевые показатели эффективности выполнения регламента, участники регламента, последовательность выполнения операций, с комментариями и операционными показателями, а также визы ответственных за разработку, согласование и утверждение регламента.

Преимущество регламентов — заключается в их «горизонтальности», т.е. описания последовательности выполнения действий по всей цепочке с участием специалистов и руководителей различных отделов. Именно регламент, а не должностная инструкция является первоосновой системы управления. При подробном описании последовательностей выполнения действий, мы всегда сможем их сгруппировать и узнать:

• какие функции выполняет конкретное должностное лицо;
• по каким показателям можно определить его мотивацию;
• кто и какие выполнил действия до интересующего нас субъекта;
• кто и какие выполнил действия после интересующего нас субъекта;
• какие документы, отчеты, справки подготавливаются, передаются, анализируются должностным лицом.

Таким образом, регламент позволяет поддерживать актуальную и достоверную информацию о реально выполняемых на предприятии должностными лицами функциях, действиях, контролировать эффективность их работы по показателям. Важным свойством регл

Разработка системы показателей — заключается в определении системы показателей для оценки эффективности выполнения стратегии развития компании и эффективности работы подразделений, процессов, и должностных единиц.

Виды показателей. Показатели подразделяются на количественные, качественные, временные, объемные, стоимостные. Обычно в операционных показателях используют абсолютные значения временных, объемных, количественных показателей, для операционных показателей используют относительные и абсолютные качественные и стоимостные показатели. Для ключевых процессных показателей используют относительные показатели.

Заключение

Построение системы управления компанией на основе процессного подхода возможно при помощи различного инструментария, методов и техник. Каждый руководитель предприятия решает эту задачу по-своему.

Надеемся, что полученные знания помогли разобраться в основах построения процессной системы, и вы решитесь изменить свою модель управления на ту, которая приведет вашу компанию к успеху и процветанию.

Единственное, что хотелось подчеркнуть — это то, что «в пылу» решения глобальных и узких задач не стоит забывать о том, что описание вторично, а добавленная прибыль — первична. Поэтому, главное в построенной вами системе — не количество описанных регламентов, измеряемых в толщине стопки бумажных документов, а понимание персоналом того, что Вы ему реально помогаете, желание изменяться и совершенствоваться…