Выбор программного продукта управления задачами

С ростом числа клиентов, специалисты  «ЦЕНТР «ПРАКТИК»  столкнулись с серьезными проблемами в коммуникациях, которые влияют на качество оказываемых услуг.

Использование электронной почты для обмена данными во внутренних делах и при общении с представителями клиентов, было удобным только в самом начале нашей деятельности. В какой-то момент стало практически невозможно найти  информацию о   двухнедельной задаче, сформировать отчеты для руководства клиента за полгода и так далее. Мы приступили к поиску решения.

В связи с тем, что наша деятельность носит проектный характер, в первую очередь обратили внимание на программные продукты, автоматизирующие именно проектную деятельность. Перед анализом необходимо определить  важные требования:  

1. Простой и удобный интерфейс
2. Облачный сервис и минимальное количество настроек
3. Низкая стоимость
4. Создание и управление проектами
5. Возможность постановки задач
6. Возможность прикрепления файлов
7. Возможность удобной переписки с участниками задачи
8. Уведомления о новых событиях в системе на мобильный телефон
9. Разделение задач по клиентам
10. Формирование подробных отчетов по задачам и проектам

В ходе анализа было проработано несколько популярных за рубежом и в России сервисов. Ниже представлена таблица сравнения:

* - Упрощенное управление задачами: задачи в виде чек-листов, нет согласованности между задачами по срокам, отсутствует жесткий контроль над исполнением задач
** - Упрощенное управление проектами: проект в виде родительской задачи без функций планирования, управления, анализа работы проекта
*** - Полноценное управление задачами: жесткий жизненный цикл задачи, контроль, согласованность между задачами по срокам и исполнителям, иерархия задач, информирование участников о всех изменениях задачи, повторяемые задачи, шаблоны задач
Полноценное управление проектами: планирование проекта, управление графиком задач, связи между задачами в проекте, шаблоны проектов, диаграмма Ганта, аналитика по проектам, мониторинг прогресса задач и проектов, прогноз срывов сроков.

Свой выбор мы остановили на программном продукте  IQ 300.

Простой, понятный, быстрый и бесплатный, так как на момент анализа он находился в стадии бета-тестирования. Быстрое освоение позволило  активно  его использовать во всех проектах «ЦЕНТР «ПРАКТИК», что и продолжаем делать уже на протяжении 3-х лет.

Благодаря системе мы сократили количество выездов на территорию заказчика, оперативно формируем отчеты, ни одна задача не уходит из под контроля.

Мы забыли о трудностях ведения проектов по электронной почте.

За время сотрудничества сервис значительно улучшился, появилась новые возможности, существующие функции стали более удобными, отчеты информативными. Разработано мобильное  приложение.

Мы ежегодно актуализируем список систем управления проектами, но IQ 300 заслуженно показывает высокую оценку.