Как получить ценность от внутреннего аудита через подготовку персонала.

Проведение внутренних аудитов системы менеджмента - обязательное требование практически всех стандартов ИСО, по которым проводится сертификация системы менеджмента организации. Внутренние аудиты как системы в целом, так и составляющих ее процессов являются важным инструментом получения информации о функционировании системы и процессов. Полученные в ходе аудита свидетельства служат основой для проведения корректировок и улучшений в деятельности организации. Понимая эту взаимосвязь руководители организации стремятся обеспечить качество проведения внутренних аудитов.

В первую очередь качество внутренних аудитов зависит от квалификации сотрудников, проводящих внутренние аудиты.

Возможны 2 варианта организации проведения внутренних аудитов:

• создать группу внутренних аудиторов, обучить их методикам проведения аудита, требованиям необходимых стандартов. Данные сотрудники будут заниматься только проведением и оформлением внутренних аудитов, других необходимых документов, справок и т.д.
• привлекать специалистов организации после обучения к проведению аудитов. В этом случае аудиты будут дополнительной обязанностью, для выполнения которой необходимо выделять время и другие ресурсы.

На мой взгляд ценность таких аудитов и аудиторов гораздо выше, потому что периодически привлеченные аудиторы переходят в категорию аудитируемых. Участвуя в аудите своего подразделения или процесса, они должны разрабатывать и, самое главное, выполнять корректирующие и предупреждающие действия и коррекции по выявленным в ходе аудита несоответствиям. Таким образом, они постоянно находятся в процессе обучения методикам аудита на практике.

Есть и другая причина, почему я считаю, что лучше проводить аудит привлеченными специалистами. Например, инженер – метролог, проводя аудит согласно графика, будет уделять внимание вопросам метрологического обеспечения и управления средствами измерения. Он сможет компетентно и доступно ответить на вопросы, посоветовать наиболее подходящее корректирующее действие, т.е. в ходе аудита проведет мини обучение по своей специфике. В результате такого обмена опытом и знаниями повышается уровень доверительности к самой процедуре внутреннего аудита. Я сознательно не употребляю термин «проверка», хотя аудит по сути является ею, т.к. к всевозможным проверкам отношение персонала одинаково – ничего не говорить, не показывать, не задавать вопросы - тогда все будет хорошо и никого не накажут. Но идеология процедуры аудита не предполагает наказания за выявленные несоответствия, она направлена на повышение результативности и эффективности функционирования системы и процессов, своевременное выявление отклонений от установленных требований и нахождение путей их исправления или предотвращения. Понятно, что при отсутствии диалога между аудитором и аудитируемым персоналом о ценности аудита придется забыть.

Очень важно обеспечить постоянное повышение квалификации внутренних аудиторов. Это можно сделать через внешнее обучение, самоподготовку. Но самое эффективное решение – иметь в организации эксперта по внешним аудитам СМК. Такой специалист набирается опыта на других предприятиях, общается с другими внешними аудиторами. Желательно, чтобы этот специалист умел передавать полученный опыт своим коллегам, естественно, в рамках соглашения о конфиденциальности.

Учиться на чужих ошибках и мудрее и дешевле.