Аудит поставщика

Аудит поставщика является эффективным инструментом снижения рисков, связанных с поставками закупаемой продукции и важный элемент обеспечения качества.

Аудит можно разделить на три типа:

- аудит, устанавливающий причины проблем по качеству поставляемой продукции – необходимость проведения аудита на территории поставщика связана с рекламацией и значительными экономическими потерями у потребителя.
- аудит потенциального поставщика, актуален на стадии подготовки и планирования выпуска продукции у потребителя и являются составной частью программы проверки возможности поставки качественной продукции. Такой аудит проводится без выезда к поставщику, включает в себя изучение характеристик поставляемой продукции, обсуждение возможности поставок необходимого качества, опытные поставки.
- мониторинговый аудит или непрерывный аудит отслеживания качества поставляемой продукции. Ценность данного вида аудита в возможности оценки влияния изменений у поставщика на качественные показатели продукции потребителя.

При планировании аудита нужно исходить из причины и его цели. Для этого нужно собрать свидетельства, связанные с проблемой, например, спецификации, договора, письма, результаты ранее проведенных проверок и т.д. Если речь идет об аудите за границей, договориться о языке общения. Следует помнить и о финансовой части аудита. Аудиты за границей очень дорогие. Следует взвесить, так ли необходим аудит.

С точки зрения характеристик закупаемой продукции, аудиты можно условно разделить на три области поставки:

1) сырья – в этом случае аудитор должен знать как область применения закупаемого сырья, так и способ его производства у поставщика;
2) упаковочных материалов – особое внимание нужно уделить обеспечению сохранности упакованной продукции, а в случае с пищевой продукцией рассматриваются как минимум еще 2 фактора:обеспечение пищевой безопасности уровень контаминации как частицами, так и микроорганизмами. Следует также проверить возможность загрязненности другими химическими веществами;
3) комплектующих – в ходе аудита необходимо проверить систему обеспечения качества, для чего нужно изучить технологии производства комплектующих.

Аудит качества поставщиков осуществляет по различным методикам, выбор которых зависит от цели проведения аудита.

Для оценки качества закупаемой продукции используются различные комбинации методов и инструментов, например:

- оценка по результатам работы (анализ работы поставщиков) - проводится без согласования с поставщиком на основе таких данных о поставках продукции как качество поставляемой продукции, виды и количество несоответствий, нарушения контрактных обязательств и т.д.

- самооценка качества поставщиком (внутренний аудит) проводится поставщиком по чек – листу, разработанному потребителем. Этот метод применяется в тех случаях, когда речь идет не о выборе поставщика, а о совершенствовании качества.

Если аудит проводится на территории поставщика нужно договориться с ответственным лицом Поставщика, что во время аудита будет обеспечен выпуск интересующей продукции. Приоритеты в проведении аудита поставщика на его территории необходимо отдавать:

• поставщикам стратегических видов закупаемой продукции;
• поставщикам широкой номенклатуры и значительных объемов;
• монопольным или авторитарно назначенным поставщикам;
• поставщикам, имеющих нарекания по качеству поставляемой продукции и соблюдению условий договора поставок;
• потенциальным поставщикам значимых видов и объемов поставок продукции;

Количественная оценка аудита.
Для качественной оценки нужно выбрать степени и способ статистической оценки. В результате нужно получить процент уровня желаемого стандарта качества. Для конечной оценки можно использовать такой метод:

Степень оценки А – производитель полностью соответствует требованиям (количественная оценка выше 80% или имеется сертифицированная система качества).

Степень оценки В – производитель имеет незначительные недостатки, которые не имеют значительного влияния на качество производства (выше 60%).

Степень оценки С – производитель имеет недостатки меньшего характера, рекомендуется держаться на определенном уровне (выше 50%).

Степень оценки D – у производителя имеются существенные недостатки и в случае поставок от этого поставщика рекомендуется провести инспекцию конкретных критических стадий производства (выше 40%).

Степень оценки Е – имеются важные недостатки, система качества и качество продукта под угрозой (выше 40%).

Оценка поставок. При обсуждении поставщика, кроме собственно аудита, очень важно провести текущую оценку качества поставок. Рекомендуется, чтобы в системе обеспечения качества существовал способ текущего учета качества поставок с периодической оценкой каждой поставки. При таком способе текущей оценки поставок можно поступать так:

Для исследуемой позиции (например, сырья) составляют критерии оценки качества поставки и устанавливается значимость этих критериев (вес). Например, можно составить такие критерии и их вес:

Следуют правилу, что чем критерий более важный, тем его вес выше. Суммарно вес составляет 100 (100% качества). Оценивать следует не менее 20 последовательных поставок. Для всех поставок проводить оценку всех критериев. Оформлять все в виде таблицы. Оценивать некачественность в процентах, суммируя произведения повторяемости результата каждого критерия на соответствующий индекс. Количество произведений такое же, как количество поставок. Результативная оценка дает процент некачественности. Такая оценка должна проводиться для всех исходных материалов (сырья, упаковок, др.) по всем поставщикам.

Классификация поставщиков.

Согласно количественной оценки аудита и оценки каждой поставки производители (поставщики) разделяют на три группы (состояние качества):

• квалифицированный поставщик Q
• соответствующий поставщик D
• несоответствующий поставщик N

Номограмма для классификации поставщика. В правой колонке указаны процентные оценки качества поставок. В левой части имеются степени (А-Е) оценки проведенного прямого аудита у производителя. Линия соединяет процентное определение качества (правая степень) и оценку аудита (левая степень) через средний столбик номограммы и указывает классификацию поставщика. Если результат находится в области D или N, это всегда должно быть сигналом подробного изучения ситуации. Если исследование поставок проводить систематически, это будет хорошим условием профилактики.

Вывод аудита и его письменная оценка - значимый документ, который является основой дальнейшей работы и связанных с ней аудитов. Написанию конечного дела следует уделить достаточно внимания и старательности. Дело нужно составить чем быстрее после аудита и в нем указать:

• обычную информацию о фирме (организационная структура, продукция и т.д.);
• характер и цель аудита;
• положения, которые были целью аудита;
• лица, с которыми контактировали;
• описание всего увиденного;
• имеющиеся достоинства и недостатки;
• недостатки согласно разделения по важности влияния на качество продукта;
• качественную оценку;
• рекомендации по улучшению;
• выделение степени оценки;
• определение состояния качества поставщика.

В заключение стоит отметить, что проведение аудитов поставщиков все больше становится реальной повседневной практикой, которая поможет уменьшить зависимость от неконтролируемых рисков, снижением прямых и косвенных накладных расходов предприятий и организаций, связанных с приобретением продукции, работ и услуг, не соответствующих предъявляемым требованиям, последующей переделкой продукции, простоями и ожиданиями из-за невыполнения условий поставок.

В конечном итоге проведение аудитов поставщика позволит серьезно повысить качество продукции компании, а также снизить затраты на входной контроль.